Clases de asientos regístrales, notas marginales, anotaciones y cancelación
Inscripciones
Las inscripciones se dividen en marginales y principales:
1. Las inscripciones marginales son aquellas que se practican al margen de la inscripción principal tal es el caso del cambio de nombre, identificación de persona y otros hechos, puesto que ellas hacen fe de los mismos estimándose que lo escrito es verdad, convirtiéndose éstos en títulos de legitimación del estado civil.
2. Las inscripciones principales son los asientos que se fraccionan en los libros de cada una de las secciones del registro, al iniciar de modo autónomo uno para hacer constar cada acontecimiento tal como el nacimiento, el matrimonio, la defunción; el mismo puede servir de núcleo, junto al cual constarán las demás circunstancias del estado civil al margen.
Es importante señalar que tanto las inscripciones marginales como las principales no poseen un valor inatacable puesto que se pueden impugnar en caso las mismas hayan sido inscritas sin cumplir con todos los requisitos establecidos en el Artículo 376 del Código Civil el que exige que las inscripciones se harán en formularios impresos, conforme el modelo oficial, que se llenará con los datos que suministren los interesados o que consten en bs documentos que se presenten., asimismo cada hoja del formulario constará de tres partes, dos de ellas separables, una para ser enviada a la dirección de estadística y otra que se entregará al interesado.
Para el caso de los Registro Civiles que no tengan formularios las inscripciones se harán en los libros que para el efecto se habiliten, cumpliendo con los requisitos de foliación y sello de la municipalidad que corresponda en cada hoja debiendo consignar en la primera hoja de dicho libro una razón en la cual se exprese el número de folios que contiene la cual será firmada por el Alcalde y por el secretario de la corporación municipal, tal como lo regula el Artículo 377 anteriormente citado.
El Articulo 378, señala que las inscripciones debe realizarlas el registrador en el momento en que el interesado comparece a dar el aviso o bien teniendo a la vista la resolución judicial o administrativa, avisos notariales o testimonios de escrituras públicas de los actos verificados ante los alcaldes municipales o bien autorizados por notario.
Si el caso se diera de que en alguna inscripción, en el acta, se hubiere cometido algún error u omisión que afecte el fondo del acto inscrito, el interesado deberá acudir ante un juzgado de primera instancia del ramo civil o bien de un notario para que con audiencia al Registrador Civil y a la procuraduría general de la nación, se ordene la rectificación u omisión y se anote la inscripción original.
Los libros del Registro Civil se cerrará n el treinta y uno de diciembre de cada año, con una razón que indique el número de actas que contiene, la que será firmada por el registrador y si el libro se concluye antes de que finalice el año se consignará una razón igual.
Anotaciones
Son asientos de un valor simplemente informativo y que en ningún caso constituyen la prueba que proporciona la inscripción. Sin embargo la anotación produce efectos legales, debido al valor informativo que proporciona. Por ejemplo la anotación que se hace en las inscripciones luego de que se da aviso al registro de la cesación de la unión de hecho.
Notas marginales o de referencia.
Su misión fundamental consiste en relacionar los asientos entre sí. Ya que al margen de la inscripción de nacimiento se pondrá nota de referencia a las de matrimonio, tutela, defunción, representación. Y en estas a su vez referencia a la del nacimiento.
Cancelación
Es un asiento por medio del cual se extingue otro asiento total o parcialmente, así como lo establece el Código Civil en el Articulo 152, «… la declaratoria de nulidad o de insubsistencia del matrimonio se mandará a publicar por el juez en el Diario Oficial y se comunicará a los registros civiles y de la propiedad para que se hagan las cancelaciones o anotaciones correspondientes. Por ejemplo en el caso de que un matrimonio sea declarado ineficaz por alguna de las siguientes circunstancias: si éste se ha realizado por coacción; cuando hayan consentido por error o dolo; cuando exista impedimento para procrear y otras circunstancias, la sentencia en donde conste la anulación del matrimonio debe remitirse al Registro Civil para cancelar la partida en donde fue inscrito el mismo.
Indicaciones
Esta anotación se refiere a la publicidad del régimen económico matrimonial adoptado por los cónyuges. La indicación se limita a señalar la existencia de una circunstancia y el documento en donde consta para información del que consulta.